Was Du beim „Nein“ Sagen im Job beachten solltest

Trenne die Sach- von der Beziehungsebene

Warum genau fällt es uns meistens schwer, in den oben geschilderten Situationen mit einem „Nein“ zu beantworten? Weil wir oftmals andere Menschen nicht enttäuschen oder verletzen möchten. Insofern ist es sehr wichtig, dass Du bei einer Verneinung einer Anfrage oder Bitte immer darauf achten, dass es eine Sach- und eine Beziehungsebene gibt. Auch wenn wir manchmal Bitten von anderen verneinen müssen, geht diese Anfrage nie gegen die PERSON an sich, sondern gegen die SACHE. Du kannst empathisch sein und die Person emotional verstehen und ihre Themen und ihre Aufgabe mit Ihr teilen – und auch die Notwendigkeit sehen, dass sie unterstützt werden sollte oder die Aufgabe von jemandem anderen zu tun ist. Dennoch kannst Du zur SACHE ein „Nein“ formulieren. So fällt es Dir vielleicht etwas einfacher, eine Verneinung auszusprechen. 

Schau genau, wer diese Bitte an Dich richtet

Natürlich gilt es im Job, Autoritäten zu beachten. Sollte Dein Chef oder Deine Chefin Dich um einen Gefallen bitten, so kannst Du diese nicht immer ablehnen mit dem Grund, andere Themen bearbeiten zu müssen. Denn diese ist Dir grundsätzlich weisungsbefugt. Allerdings kannst Du – bei einem sehr vollen Schreibtisch – darum bitten, bei Annahme einer neuen Aufgabe, eine andere dafür abzugeben zu dürfen, da Du nicht alles parallel schaffst. Übernehme also in diesen Fällen die Verantwortung, transparent darzulegen, was genau Du aktuell gerade alles zu tun hast und bitte um Verständnis, dass Du zunächst „Platz schaffen musst“, bevor Du eine neue Aufgabe übernehmen kannst. Möglicherweise hast Du auch schon eine Idee, was genau an eine andere Person übergeben werden kann und schlägst dieses Deinem Chef oder Deiner Chefin aktiv vor.

Beispiel: „Sehr gerne kann ich diese von Ihnen skizzierte Aufgabe übernehmen. Allerdings möchte ich dann darum bitten, ein anderes Thema dafür abgeben zu dürfen, da ich alle Aufgaben parallel aktuell leider nicht schaffe zu bearbeiten. Ich würde dann Projekt x gerne abgeben.“ 

Wäge Deinen gegenseitigen Interessen sorgfältig gegeneinander ab

Natürlich solltest Du vor der Ablehnung einer Aufgabe oder Bitte immer gut überlegen, warum genau Du die Unterstützung dem anderen nicht anbieten kannst. Welchen triftigen Grund gibt es dafür? Ist es nur ein zeitliches Problem? Oder bist Du auch nicht die richtige Person, die die Anfrage fachgerecht bearbeiten kann?

Generell gilt  - vorschnelle Zusagen helfen meistens keiner Seite weiter. Was hast Du – und auch der andere davon – wenn Du immer Themen hilfsbereit übernimmst, im Ergebnis diese aber nur schlecht oder auch nicht zeitgerecht abarbeitest. Einfach nur, weil Du nicht ein „Nein“ geben kannst. Wenn Du dazu neigst, vorschnell Zusagen zu erteilen, dann versuche ab sofort, die Anfrage des anderen mit an Deinen Arbeitsplatz zu nehmen und ein paar Minuten darüber nachzudenken. Was genau bedeutet es, wenn Du die (zusätzliche) Aufgabe übernimmst? Welche Deiner Prioritäten musst Du dann ändern? Oder bedeutet das, länger zu arbeiten? Und bist Du in der Lage, dieses Investment in diesem Fall vorzunehmen und Deine persönliche Abend Verabredung oder Deinen Sport einmal zu verschieben?

Beachten Deine Wortwahl und Deinen Ton

Etwas zu verneinen, gelingt Dir in unterschiedlicher Art und Weise und muss keinesfalls für die andere Person verletzend sein. Hier ein Vorschlag zur Formulierung: “Danke erst einmal für Deine Anfrage und das Vertrauen in mich, dass ich diese Aufgabe gut übernehmen kann. Generell würde ich mich hier auch einbringen. Allerdings ist mein Schreibtisch aktuell mehr als gut gefüllt, daher wäre es schön, wenn Du dieses Mal jemanden anders ansprechen könntest. Vielen Dank für Dein Verständnis.“

Was alternativ kannst Du anbieten?

Solltest Du das Gefühl haben, dass die reine Verneinung der Übernahme einer Aufgabe oder Unterstützung für Dich zu wenig ist und Du Deinen Kollegen bzw. Deine Kollegin nicht „im Regen stehen lassen möchtest“, dann biete doch an, mitzudenken. Vielleicht fällt Euch im gemeinsamen Austausch eine andere Lösung ein. Möglicherweise hast Du eine Idee, welche Person gerade etwas größere zeitliche Kapazität anbieten kann, als Du selbst. Oder welcher diese Aufgabe etwas „schneller von der Hand“ gehen könnte, da sie dieses Thema schon öfter bearbeitet hat. Auch dieses „gemeinsame Nachdenken über eine Lösung“ ist ein sehr kollegialer Zug von Dir.

Also, denke zukünftig immer gut darüber nach, wann Du ein "Ja" oder ein "Nein" zur Übernahme eine Aufgabe formulieren möchtest. Denke immer daran - auch Abgrenzung im Job ist grundsätzlich eine Form von Professionalität und muss keinesfalls bedeutet, dass Du unkollegial bist.